Создание локальных папок писем для уменьшения размера, занимаемого почтовым ящиком

При достижении большого размера почтового ящика входящая почта начинает работать со сбоями. В связи с этим, если входящая почта перестала приходить или приходит с большими задержками, необходимо проверить размер, занимаемый вашим почтовым ящиком.

Проверить размер почтового ящика можно двумя способами.

1 способ. Проверка размера ящика через веб интерфейс почты.

2. Кликнуть на заначёк настроек в правом верхнем углу и выбрать «Параметры»

3. В отрывшемся окне будет указан размер, занимаемый почтовым ящиком.

2 способ. Проверка размера ящика через почтовый клиент MirosoftOutlook.

1. Запустить почтовый клиент и в закладке «Файл»-«Сведения»-«Средства очистки» выбрать «Очистка почтового ящика»

2. В открывшемся окне нажать на кнопку «Размер почтового ящика».

3. В новом окне «Размер папки» на закладке «Данные на сервере» будут отображены общий размер почтового ящика и его папок по отдельности.

При размере почтового ящика, приближающемся к 1000Мб (1ГБ) (или превышающем указанное значение), необходимо перенести письма для хранения на локальном компьютере, а не на сервере.

Создание локальных папок писем

1. Запустить Outlook 2010 и в закладке «Файл» выбрать «Настройка учётных записей»

Войти в настройку почты: «Пуск» -> «Панель управления» -> «Почта»

2. На вкладке «Файлы данных» выбрать «Добавить».

3. В открывшемся диалоговом окне указать расположение и наименование файла, в котором будут храниться письма.

Внимание!

• При установке галочки «Добавить дополнительно пароль» все письма будут зашифрованы и при утрате пароля никто (ни сотрудники Департамента по информационным технологиям, ни сотрудники компании Microsoft) не сможет открыть вашу почту и все письма будут навсегда утеряны.
• При проведении ремонтных работ с вашим АРМ необходимо указать наименование и расположение локального архива почты.

4. Указанный вами файл будет отображен в окне «Файлы данных».

5. В почтовой программе появится новый раздел, соответствующий имени созданного вами файла.

6. В новом разделе необходимо создать папки и перенести туда письма из вашего почтового ящика.

Примечание: Эта статья выполнила свою задачу, и в скором времени ее использование будет прекращено. Чтобы избежать появления ошибок "Страница не найдена", мы удаляем известные нам ссылки. Если вы создали ссылки на эту страницу, удалите их, и вместе мы обеспечим согласованность данных в Интернете.

При настройке электронной почты в почте для Windows 10 создается набор папок по умолчанию. Вы увидите как минимум папки "Входящие", "Черновики" и "отправили", которые могут просматривать другие, например, архивные и нежелательные. Вы не можете удалить папки по умолчанию, но вы можете добавить новые папки и удалить все добавленные папки.

Примечание. Если вам не удается создать папку, см. раздел в конце этой статьи.

Создание папки

Если у вас есть несколько связанных почтовых ящиков, рядом с полем Все папки не будет значка + . Каждая создаваемая папка должна находиться в одной учетной записи. Выберите Еще в списке папок, и вы увидите разделы для всех учетных записей, приведенные в алфавитном порядке. Щелкните + рядом с именем нужной учетной записи, чтобы добавить папку. Чтобы создать вложенную папку, щелкните правой кнопкой мыши папку в одной из учетных записей, но не одну из пяти папок верхнего уровня ("Исходящие", "Входящие", "Черновики", "Отправленные" и "Архив").

Удаление папки

Чтобы удалить созданную папку, выберите учетную запись электронной почты (если у вас их несколько) и щелкните Еще .

Щелкните папку правой кнопкой мыши и выберите команду Удалить .

Примечание: Стандартные папки удалить невозможно. Такими папками являются "Входящие", "Отправленные" и "Черновики".

Устранение неполадок

Если вы не видите значок + рядом с пунктом "Все папки" или при попытке создать либо удалить папку появляется сообщение об ошибке, выполните указанные ниже действия.

В редких случаях, особенно если вы недавно добавили учетную запись электронной почты, необходимо закрыть Почту для Windows 10, подождать около 30 секунд, пока она полностью не завершит работу, а затем снова открыть ее.

Если это не поможет, проверьте наличие обновлений Почты и Календаря для Windows 10.

Дополнительные сведения

Дополнительные сведения о Почте для Windows 10 см. в статье

Когда количество писем и состояние вашей электронной почты начинает нагонять тоску и депрессию. Чтобы навести порядок в онлайн-хранилище переписки и достичь заветных «Inbox Zero», воспользуйтесь советами из нашей подборки.

Найти дзен в папке « Входящие»

Gmail позволяет настроить стиль папки входящей корреспонденции: «По умолчанию», отображать «Сначала важные», «Сначала непрочитанные, «Сначала помеченные» и тип «Приоритетные», сортирующий письма в зависимости от их важности.

Если вы хотите действительно контролировать свою электронную почту, типы «По умолчанию» и Приоритетные» будут самыми полезными: один классифицирует, другой выставляет приоритеты. Вы можете менять вид почтового ящика до тех пор, пока не найдёте подходящий именно вам вариант. Откройте меню Настройки и нажмите на вкладку входящих писем, под которой откроется меню для выбора типа этой папки.

Минуя «Входящие»

Нет никакой необходимости вручную сортировать сообщения для их последующего архивирования. Если вы хотите, чтобы некоторые письма (например, относящиеся к рабочему проекту, счета и т.д.) сортировались автоматически - создайте фильтр, который будет обходить папку «Входящие».

Для этого откройте меню Настройки, нажмите на Фильтры и заблокированные адреса, создайте новый фильтр и введите необходимые параметры, например, все письма со словом «заработок» в теме. После этого вам следует указать, чтобы все будущие отфильтрованные сообщения направлялись сразу в архив, минуя папку входящих писем. Можно настроить так, чтобы отфильтрованные послания автоматически отмечались, как прочитанные.

Ключевые слова

Архивная система Gmail способствует тому, чтобы пользователи никогда и ничего не удаляли. Возможно, в этом есть рациональное зерно, но из-за такого положения дел поиск определённого письма заставляет пробираться сквозь кипы электронных отходов даже в том случае, если они идеально организованы и имеют цветовую маркировку.

Автоматическая поисковая опция Gmail вполне приемлема, но намного лучше взять настройки поиска в свои руки. Если у вас есть письмо и вы полагаете, что оно может пригодиться в будущем, перешлите его себе, добавив несколько уникальных, запоминающихся ключевых слов или предложений . Теперь вместо поиска по параметрам даты вы можете просто ввести ключевые слова/предложения и искомое письмо появится перед вами.

Искать как профи

Если вам нужно найти какое-либо письмо, не имеющее полезных ключевых слов, придётся обратиться за помощью к поисковой системе Gmail. В этом разделе вы найдёте информацию о дополнительных операторах поиска, которые помогут отыскать нужный текст в океане из 20 тыс + старых писем.

• Исключите письма с определёнными ярлыками через фукнцию label: [название лейбла] . Это особенно полезно, когда вы хотите отключить логи чатов. Просто введите label:chats в поле поиска. Также вы можете искать сообщения с определёнными лейблами через +label: [название лейбла] . Операторы + и – также работают с другими поисковыми настройками.
• Отыскивайте письма, отправленные и полученные в определённый период с помощью операторов before:[дд/мм/гггг] и after:[дд/мм/гггг] .
• Ищите прикреплённый файл по его названию или типу с помощью оператора filename:[тип файла]. Например, если нужно письмо с вложенными файлами PDF, введите в типе filename:pdf .
• Обыкновенный поиск не включает сообщения из Корзины или Спама - используйте in:trash или in:spam соответственно. Чтобы поиск проверил абсолютно все папки почты используйте команду in:anywhere .

Выделение цветом

Ярлыки полезны для сортировки и классификации ваших писем в Gmail. Но иногда их действительно сложно прочесть, особенно если перед вами находится бесцветная стена писем. Вы можете сделать письма визуально организованными, используя маркировку цветными ярлыками .

Передвиньте мышку к левой колонке и наведите курсор на ярлык, которому хотите присвоить цвет. Нажмите на направленную вниз стрелку, и перед вами появится меню опций. Наведите курсор на Цвет ярлыка и выберите понравившийся вариант, тем самым задав его для определённого ярлыка. Можно добавлять свои собственные варианты цветов.

Удаление старых вложений

Пользователи Google получают 15ГБ бесплатного места для Gmail, Google Drive и Google+. Если вы обнаружили, что лимит исчерпан – удаление старых писем с большими вложениями станет самым верным решением.

Найти подобные сообщения можно следующим образом: перейдите в поле поиска и нажмите на направленную вниз стрелку, чтобы выполнить расширенный поиск. Пометьте пункт Есть прикреплённые файлы и нажмите на Поиск. Или введите has:attachment в поле поиска. Чтобы найти письма, превышающие определённый размер, независимо от статуса вложения, введите следующие параметры размера расширенного поиска: рядом с размером выберите «больше чем» и введите цифру в байтах, килобайтах или мегабайтах, после задайте поиск.

«Умные» ярлыки

Вы также можете организовать письма, создав дополнительные вложенные ярлыки . Используя их, можно классифицировать письма ещё более точно. Например, вместо того, чтобы помечать сообщение простым «Работа», создайте ветку «Работа>Важные проекты».

Выберите письмо и нажмите на кнопку «Ярлык», создайте новый ярлык и введите его название. Затем поставьте галочку напротив «Разместить ярлык под» и выберите родительский элемент из раскрывающегося меню.

Добавление Области просмотра

Добавление опции предварительного просмотра в папке входящих писем поможет сортировать их намного быстрее, без необходимости открывать каждое отдельно .

Откройте меню Настройки и зайдите во вкладку «Лаборатория», которая уже достаточно продолжительное время находится в бета-версии и предлагает множество пока ещё экспериментальных функций. Найдите пункт «Область просмотра» и включите его. После того, как вы сохраните новые настройки, рядом со значком шестерёнки появится кнопка «Показать несколько папок». Нажимайте на нее, когда захотите включить или отключить Область просмотра, а также поменять её параметры.

Чат с правой стороны. Done

Чат справа – ещё одна экспериментальная функция Gmail и отличная возможность разгрузить левую часть экрана. Зайдите в «Лабораторию», найдите функцию «Чат с правой стороны», активируйте её и сохраните изменения. После этого чат переместится в правую часть экрана, освободив левую колонку.

Настройки отображения ярлыков

Чтобы изменить параметры просмотра для отдельных ярлыков зайдите во вкладку Ярлыки в настройках. Там указан список: Системные ярлыки, Категории, Круги и другие, созданные вами. Можно выбрать следующие варианты: показывать или не показывать ярлыки, отображать, только если есть непрочитанные сообщения. Выберите настройку для каждого отдельного ярлыка и сохраните изменения. Если вы решили скрыть все ярлыки, то появится новая настройка: «Ещё» в левой колонке.

Используйте псевдонимы электронной почты

Вы получаете дополнительную возможность сортировать письма с использованием псевдонимов электронных адресов. Просто добавьте +any.alias к адресу после имени пользователя, но перед @gmail.com. Вы по-прежнему будете получать письма в свою папку входящих, потому что отправка сообщения на «[email protected]» аналогична отправке сообщения на «[email protected]» или «[email protected]».

Псевдонимы часто используются чтобы отфильтровать нежелательные сообщения (например, «[email protected]»), но вы также можете использовать их для фильтрации важных писем .

Автоматическая пересылка важных сообщений

Сначала нужно добавить адрес для автоматической переадресации, для чего лучше заручиться согласием получателя. Скорее всего, адреса для переадресации будут принадлежать кому-то из ваших родственников, коллег или вам самим. Выберите вкладку Пересылка и POP/IMAP в настройках , добавьте нужный адрес электронной почты для пересылки и нажмите След. Подтверждение по электронной почте вместе с проверочным кодом будет отправлено на данный адрес. Вы или другой получатель должны перейти по ссылке в подтверждающем письме, после чего начнёт работать автоматическая пересылка.

После настройки переадресации можно создать и фильтры через вкладку фильтров и заблокированных адресов в настройках. Создайте фильтр в соответствии с новыми запросами, на следующем экране настройте пересылку на выбранный для определённых сообщений адрес.

Постичь мастерство «отфильтровывания»

Фильтры становятся по-настоящему действенным в том случае, когда вы используете их креативно. Если вы уже освоили основные фильтры (фильтрация сообщений от определённого отправителя или доменного имени и их последующая отправка в нужную папку), пора познакомиться с другими интересными вариантами.

• Используйте filename:[тип файла] чтобы создать фильтры для разных типов медиа. Например, filename:jpg | filename:png чтобы отправлять все сообщения с прикреплёнными фотографиями в папку для фото.
• Фильтруйте сообщения, которые содержат ваш адрес электронной почты в полях «От» и «Кому» и отправляйте их в нужную папку. Теперь вы сразу будете находить свои заметки/напоминания/to-do списки в одном определённом месте.
• Создайте хештег (например, #неудалятьникогда ) и специальный резервный аккаунт Gmail для особо важных писем, которые нельзя пропустить или потерять. Затем установите фильтр, который будет автоматически пересылать письма с данным хештегом на резервный аккаунт.

Настройки, фильтры — автоматическое распределение писем по папкам и защита от спама

Добавить почтовый ящик — получать письма с других почтовых ящиков, через почту mail

Этот раздел предназначен для создания новых папок в электронной почте mail, для распределения писем. Папки помогают упорядочить почту, распределяя письма по тематикам или другим параметрам. Папки так же позволяют закрыть доступ к определенным письмам, закрыв папку паролем.

Заходим в настройки — кнопка в правом верхнем углу, рядом с кнопкой «Выход» или нажимаем кнопку «Еще» и выбираем «Настройки».

Выбираем раздел «Папки» либо в списке слева, либо справа с иконкой в виде желтой папки с нарисованным на ней замком.

На странице указан список уже имеющихся папок. В верху списка кнопка «Добавить папку», нажав эту кнопку, можно соответственно создать новую папку для писем. Создадим для примера папку «Личное», нажимаем «Добавить папку».

В первом поле записываем имя новой папки (можно любое,но я создам «Личное»). Во второй строке выбираем уровень вложенности, то есть это как в операционной системе, либо эту папку будет видно и она будет равной другим, либо она будет находиться внутри другой папки. Чтобы было более понятно, создам папку вложенную в уже имеющуюся папку «Входящие». Открываю поле «Папка на первом уровне» и выбираю папку «Входящие».

Теперь выбираем доступность папки. «Недоступна для почтовых программ (POP3)» — это означает, что если установить флажок в этом пункте, то Вы не сможете открывать эту папку из программ для пользования электронной почтой, таких как Bat, Microsoft Outlook и тому подобное. В этом случае письма из папки можно будет открывать только в почте Mail.

Можно создать пароль, если доступ к почте имеет еще кто либо другой. Для создания пароля, ставим флажок в графе «Папка защищена паролем».

Появляются дополнительные строки для заполнения — дважды вводим пароль для папки (как создавать пароль можно посмотреть в разделе «регистрация в mail»), после пароля вводим секретный вопрос, вопрос не выбирается, а придумывается самостоятельно. Далее следует ответ на этот вопрос. Ответ и вопрос не обязательно должны быть логически взаимосвязаны, главное чтобы Вы потом смогли вспомнить этот ответ. Ответ предназначен для восстановления пароля, не советую писать что попало, так как однажды Вы обязательно забудете пароль.

В нижней строке вводим пароль от почтового ящика Mail, то есть от того ящика, в котором Вы сейчас находитесь. Если не помните пароль, переходим в раздел «восстановление пароля» . После всех заполнений данных, нажимаем кнопку «Добавить».

Теперь в списке папок появилась новая под названием «Личное». Если навести на новую папку, то справа появляются две кнопки, — настройки, и — удаление папки. В настройках папки можно переименовать папку, сделать недоступной для почтовых программ и закрыть паролем. В общем это все то, что мы задаем при создании новой папки.

Если навести мышкой на главные папки, которые уже существовали при входе, то так же появляются две кнопки — «Очистить» и — настройки. Удалять можно лишь те папки, которые сам создал. При очистке папки, удаляются все письма, которые хранятся в этой папке.

Теперь переходим к главному меню, чтобы посмотреть на результат наших действий, для перехода нажимаем в списке слева «перейти во входящие».

Среди папок появилась новая — та, которую создали. Папка «Личное» находится под папкой «Входящие», при этом ее можно скрыть или показать с помощью треугольника в папке «Входящие».

Я вас снова приветствую, уважаемые читатели сайт. С вами как обычно я, Дмитрий Костин, и мы продолжим обучаться работе в интернете. Блин, вчера я так что-то очень поздно лёг, поэтому и проснулся аж в 11.30 где-то. Для меня это странно, так как обычно я сплю максимум до 9 в выходные. Ну ладно, зато выспался капитально. И как я и обещал в прошлом уроке, сегодня мы займемся еще одним важным элементом электронной почты. Конкретно мы с вами узнаем как создать папку в почте mail ru.

А для чего ее вообще нужно создавать? А для того, чтобы не хранить все письма в папке входящие или в архиве. Для какой-то конкретной категории мы можем создать собственную папку, например «2014 год», «Работа», «Письма от алиэкспресс» и т.д. Как хотите, так и называете. Но кроме того, на каждую такую папку вы сможете поставить пароль, что обеспечивает дополнительную защиту.

Работать с дополнительными папками становится работать намного комфортнее, нежели без них. Не приходится лазить по всей почте в поисках нужной информации. Ну я надеюсь, что вы поняли, что я имел ввиду, ведь так? Ну тогда заходите в созданную почту mail и поехали!

Новые папки

Создать дополнительную папочку в нашей почти маил очень легко. Для этого в меню наших писем нам необходимо выбрать пункт «Настроить папки». Он почти незаметен, но вы его увидите. Я его подчеркнул на картинке на всякий случай.

Вам откроется меню настроек папок. Здесь вы увидим всё, что у нас есть на сегодняшний день (блин, после этой фразы сразу Кличко вспоминается с завтрашним днём). Ну и вы уже наверное поняли, что нужно делать дальше? Правильно! Нужно нажать на кнопку «+ Добавить папку».

Здесь у вас откроется новое окошко, где вы должны выбрать имя для вашего нового каталога. Кроме того вы должны выбрать, где этот каталог будет отображаться. Если вы оставите «На верхнем уровне», то папка будет в создана общем каталоге, где находятся «Входящие», «Отправленные», «Черновики» и т.д. Я так обычно не делаю. Рекомендую создавать новые папки, как вложенные в основные. Нажмите на «Положение папки» и из выпадающего меню выберете «Входящие», Таким образом каталог будет уже дочерним.

Смотрите остальные параметры. Тут пока ничего ставить не нужно. Запрещать доступ из почтовых программ нет необходимости, но позже я расскажу про эти программы и тогда мы и этот пункт рассмотрим. Сделать папку архивом смысла нет, так как эта папка станет архивом, а старая папка с архивом станет обычной. В общем функция бесполезная, так что не ставьте. Ну а про пароли поговорим чуть ниже. Так что просто нажимайте «Добавить».

Ну а когда вы всё создали, нажмите на вкладку «Письма», которая находится на верху, чтобы вернуться на главную страницу вашей почты.

Обратите внимание, что теперь под каталогом «Входящие» находится наша новая папочка. Но если вы на неё нажмете, то она окажется пустой. Ну это естественно. Откуда ей быть заполненной? Ну так давайте ее теперь чем-нибудь наполним. Войдите во «Входящие» и выберете пару писем, выделив их с помощью чекбоксов (квадратиков левее темы письма, в которых при нажатии ставятся галочки). Теперь нажимаем на кнопку «Переместить», которая находится чуть выше и из выпадающего меню выберете вашу новую папочку.

А теперь зайдите в ваш новенький каталог и вы увидите два тех самых письма, которые вы туда отправили. Согласитесь, что так намного удобнее работать? Всё на своих местах, а не в беспорядке и хаосе.

Защита паролем

Теперь давайте создадим с вами еще одну дополнительную попочку, но на сей раз с паролем, чтобы злоумышленники или ваши любопытные родственники не шарились.

Создаем новую папку также как я описывал выше, но теперь ставим галочку «папка защищена паролем». И смотрите, что произошло. У нас автоматически стала галочка «недоступна для почтовых программ», а таже открылась дополнительная форма, где мы должны придумать пароль, секретный вопрос и ввести текущий пароль от почты. После того как все поля заполнены, нажмите по традиции «Добавить».

Теперь, когда вы снова выйдете на главную страницы почты, то увидите новую папку, напротив которой изображен раскрытый замок. Это означает, что пока мы можем заходить без пароля.

Давайте сразу туда загрузим тоже пару писем. Для этого делайте тоже самое, что и в предыдущем случае (Переместить — ваша новая папка), только теперь надо выбрать именно ту папку, которую мы сделали с паролем.

Заходим, проверяем. Всё на месте? Прекрасно. А теперь нажмите на «Выход» в правом верхнем углу, а затем зайдите снова в ваш ящик.

Как видите, открытый замок на новом каталог сменился на закрытый. Это значит, что теперь вы так просто не просмотрите письма оттуда. Нажмите на запароленный каталог и вам откроется форма для ввода пароля. Введите его, нажмите «Войти» и вы снова в своей папке! Ура! У нас всё получилось! Вы просто молодцы.

В общем таким вот образом можно оптимизировать процесс работы с электронной почтой. Но вообще, я бы порекомендовал бы вам посмотреть отличные видеоуроки по продуктивной работе за компьютером . В простой и легкой форме вам расскажут как очень продуктивно работать за компьютером и оптимизировать весь процесс работы. Просто потрясающе. И отдельное время уделяется специально для работы с электронной почтой. Посмотрите сами.

Ну а на этом я наш урок заканчиваю. Спасибо за то, что читаете мой блог. Если вам что-либо не понятно, то смело спрашивайте. И не забудьте подписаться на обновления моего блога, тогда вы не упустите каких-то важных и ключевых моментов при работе с компьютером. Ну а мы с вами увидимся в следующих статьях, где я еще буду рассказывать много всего интересного. Всем удачи и пока-пока!

С уважением, Дмитрий Костин